কাজটা করতে করতে ভয়েসে বলুন — নতুন কেউ পড়েই করতে পারে, এমন SOP লিখে দিই

About this service

কাজটা করতে করতে ফোনে ভয়েস রেকর্ড করে পাঠান — ২ থেকে ৫ দিনে গুছানো SOP: উদ্দেশ্য, কখন, ধাপে ধাপে নির্দেশনা, সাধারণ ভুল আর চেকলিস্ট; নতুন কেউ পড়েই কাজটা পারে। আপনার ব্যবসার অর্ধেক কাজ চলে একজন মানুষের মাথায় — অর্ডার কীভাবে এন্ট্রি হয়, কুরিয়ার কীভাবে বুক হয়, মাসের হিসাব কীভাবে মেলে। সে ছুটিতে গেলে কাজ থামে, নতুন কেউ এলে আবার পাশে বসে শেখাতে হয়, আর প্রতিবার একটু অন্যভাবে হয়। লিখে রাখার কথা সবাই জানে, কেউ লেখে না — বসে লেখা বিরক্তিকর, বলাটা সহজ। এখানে আপনি শুধু বলেন, SOP-টা আমরা লিখি। ◆ কী করে দিই আপনি কাজটা যেভাবে করেন, করতে করতে ফোনে বলে যান — এলোমেলো হলেও চলে। রেকর্ডিং AI দিয়ে ট্রান্সক্রাইব ও সাজানো হয়, তারপর একজন মানুষ পুরোটা পড়ে ঠিক করে: ধাপের ক্রম, যে ধাপটা বলতে ভুলে গেছেন, আর “ওটা তো সবাই জানে” বলে যেগুলো বাদ পড়ে। প্রতিটা SOP-তে পাঁচটা অংশ: কাজটার উদ্দেশ্য, কখন করতে হয়, ধাপে ধাপে নির্দেশনা, কোথায় ভুল হয়, আর শেষে কোয়ালিটি চেকলিস্ট — মিলিয়ে নতুন লোক নিজেই বুঝতে পারে কাজটা ঠিক হলো কি না। কাঠামোটা আমাদের বই “আমি যেভাবে AI চালাই”-এর ১৯ নম্বর অধ্যায়ের SOP-প্রম্পট থেকে; নিজেদের ছোট টিমের কাজও এভাবেই লিখে রাখি। ◆ তিনটা প্যাকেজ একটি — একটা কাজের SOP, ২০ মিনিট পর্যন্ত রেকর্ডিং। তিনটি — একটা বিভাগের তিনটা কাজ একই ফরম্যাটে, সাথে কোন কাজ কে করে তার এক পাতার সূচি। টিম — আটটা পর্যন্ত কাজ নিয়ে পুরো টিমের হ্যান্ডবুক, নতুন লোকের প্রথম সপ্তাহের চেকলিস্ট, প্রতিটা SOP-র পাশে নোট কোন ধাপ পরে অটোমেট করা যায়, আর ডেলিভারির পরে একটা বাড়তি রাউন্ড: আপনার নতুন কেউ SOP পড়ে কাজটা করে দেখুক, আটকালে আমরা ঠিক করি — সেটা ৫ দিনের ভেতরে নয়, আপনার লোকের সময়মতো। ◆ কাদের জন্য যাদের ব্যবসা দু-তিনজন থেকে বড় হচ্ছে আর “আমি ছাড়া কেউ পারে না” অবস্থা শুরু হয়েছে: ই-কমার্স পেজ যেখানে অর্ডার-কুরিয়ার-রিটার্ন একজন সামলায়; এজেন্সি যেখানে ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিং প্রতিবার নতুন করে হয়; রেস্টুরেন্ট, ক্লিনিক বা কোচিং সেন্টার যেখানে স্টাফ বদলায়; আর যে কেউ কোনো কাজ অটোমেট করার আগে প্রসেসটা পরিষ্কার করে নিতে চান। ◆ যা সৎভাবে বলে রাখা দরকার SOP আপনি যা বলেছেন সেটাই লেখে; যা বলেননি সেটা বানায় না — অস্পষ্ট ধাপে চ্যাটে প্রশ্ন করি, উত্তর না পেলে জায়গাটা “স্পষ্ট নয়” বলে চিহ্নিত থাকে। যে কাজ আপনি বা আপনার টিমের কেউ নিজে করেন না, তার SOP লিখতে পারব না। SOP লেখা হলেই সবাই মানবে, সেটাও নিশ্চিত করতে পারি না; ওটা ম্যানেজমেন্টের কাজ। এটা ISO বা কোনো সার্টিফিকেশনের কমপ্লায়েন্স ডকুমেন্ট নয়, কাজের নির্দেশিকা। অ্যাড-অনগুলো চেকবক্স, সংখ্যা লেখার ঘর নেই — একটা অ্যাড-অন অর্ডারে একবারই যোগ হয়; একের বেশি লাগলে অর্ডারের আগে চ্যাটে বলুন। আর রেকর্ডিং শুধু এই কাজে ব্যবহার হয়, ডেলিভারির ৭ দিন পর মুছে ফেলা হয়, ট্রান্সক্রিপশনের AI টুল ছাড়া কারও সাথে যায় না, আর আমরা কোনো মডেল ট্রেইন করি না; NDA লাগলে বলুন। ◆ কীভাবে এগোবে অর্ডারের পর প্রথম মেসেজে রেকর্ড করার এক পাতার গাইড পাঠাই। আপনি কাজটা একবার করতে করতে রেকর্ড করে WhatsApp বা Drive-এ পাঠান — দিনের হিসাব শুরু হয় পেমেন্টের পর থেকে, রেকর্ডিং পাঠাতে যত দিন দেরি হয় ডেলিভারিও তত দিন পিছোয়। প্রথম দিনেই যা বুঝিনি তার প্রশ্ন পাঠাই, তারপর ড্রাফট, আপনার সংশোধন, আর ফাইনাল Google Doc ও PDF — ফাইল আপনার, নিজে বদলাতে পারবেন। কাজটা অটোমেট হওয়ার মতো হলে সেটা আলাদা গিগে, যেমন “লিড আসা মাত্রই ১ সেকেন্ডে ৫টা কাজ” বা মেসেঞ্জার চ্যাটবট। বইয়ে যেটা বলেছি: আগে প্রসেস, পরে অটোমেশন।