Gmail–Sheet–Drive অটোমেশন — ইনভয়েস অটো Drive-এ, লেবেল দেওয়া মেইল শিটে, ক্লায়েন্ট-ফোল্ডার অটো

About this service

Gmail-এ আসা ইনভয়েস নিজে থেকে Google Drive-এর ঠিক ফোল্ডারে জমা হবে, লেবেল দেওয়া মেইল Google Sheet-এ সারি হয়ে বসবে, নতুন ক্লায়েন্টের ফোল্ডার নিজেই তৈরি হবে। মাসের শেষে হিসাবের লোক জিজ্ঞেস করে, “অমুক ভেন্ডরের ইনভয়েসটা কোথায়?” উত্তর: ইনবক্সে কোথাও আছে। তারপর আধঘণ্টা সার্চ, ডাউনলোড, আবার Drive-এ তোলা। প্রতি মাসে একই কাজ, একই হাতে — এই সার্ভিসে সেটা একটা ওয়ার্কফ্লো নিয়ে নেয়, মেইল ঢোকার কয়েক মিনিটের মধ্যে। ◆ কী করে দিই তিনটা পাইপলাইন, n8n দিয়ে। এক, ইনভয়েস ফাইলিং: মেইলে PDF ইনভয়েস বা রসিদ এলে ফাইলটা Drive-এ মাস আর ভেন্ডর অনুযায়ী ফোল্ডারে জমা হয়, নাম বদলে “২০২৬-০৯_ভেন্ডর” ধাঁচে, আর শিটে একটা সারি পড়ে — তারিখ, প্রেরক, বিষয়, ফাইলের লিংক; “তিনটি” আর “টিম”-এ AI ফাইল পড়ে অংকটাও নামে আর শিটে বসায়। দুই, লেবেল থেকে শিট: যে মেইলে আপনি “লিড”, “অর্ডার” বা “অভিযোগ” লেবেল দেন — আজকের মেইল হোক বা পুরনো — সেটা কয়েক মিনিটের মধ্যে শিটে উঠে যায় (n8n ক্লাউডের সবচেয়ে ছোট প্ল্যানে আধঘণ্টার মধ্যে)। তিন, অটো-ফোল্ডার: শিটে নতুন ক্লায়েন্টের সারি লিখে “তৈরি করুন” ঘরে টিক দিলে কয়েক মিনিটের মধ্যে Drive-এ তার ফোল্ডার-সেট তৈরি হয় — প্রপোজাল, চুক্তি, ডেলিভারেবল, ইনভয়েস — একই নিয়মে, প্রতিবার। ◆ তিনটা প্যাকেজ একটি — তিনটার যেকোনো একটা পাইপলাইন, এক ইনবক্সে, AI ছাড়া। তিনটি — তিনটাই, এক ইনবক্সে; ইনভয়েসের ভেন্ডর-অংক-তারিখ AI পড়ে শিটে বসায় (পড়তে না পারলে “যাচাই দরকার” লেখে, অনুমান করে না), পাঁচটি পর্যন্ত লেবেল, আর একই ইনভয়েস দুবার এলে ধরে। টিম — “তিনটি”-র সবকিছু, পাঁচজন পর্যন্ত টিমের ইনবক্সে আর বিশটি পর্যন্ত লেবেলে; ক্লায়েন্টের ফোল্ডারে টিমের কে কোনটা দেখবে সেই অ্যাক্সেস, কোন এরর কাকে যাবে সেই রুটিং, আর মাসিক সারাংশ ট্যাব। Shared Drive চাইলে পেইড Google Workspace অ্যাকাউন্ট লাগে, না থাকলে সাধারণ শেয়ার করা ফোল্ডারে একই নিয়ম বসাই। ◆ কতটুকু দরজা খুলি, আর কী লাগবে দরজার নিয়মটা সাব্বির আহমেদের বই “আমার এজেন্টিক এআই জার্নি”-র দশম অধ্যায় থেকে নেওয়া: পড়া যখন খুশি, নতুন ফাইল বানানো ঠিক আছে, মোছা কখনো না, আর পাঠানোয় মানুষের সই লাগে। ওয়ার্কফ্লোতে মানুষের সই নেই, তাই এতে মেইল পাঠানো বা ফাইল মোছার কোনো ধাপই রাখি না। Gmail-এ চাই শুধু পড়ার অনুমতি — লেবেল দেন আপনি, ওয়ার্কফ্লো শুধু পড়ে। তবে Drive আর Sheet-এ Google “বানাতে পারবে, মুছতে পারবে না” এমন আলাদা অনুমতি দেয় না, তাই কানেক্টের পাতায় মোছার কথাও লেখা থাকবে — লেখাটা আমাদের কাজের চেয়ে বড় দেখায়, সেজন্য হ্যান্ডওভারে ওয়ার্কফ্লোর প্রতিটা ধাপ খুলে দেখিয়ে দিই। অনুমতিটা নিজের Google অ্যাকাউন্ট থেকে যেকোনো দিন তুলে নিতে পারেন। চলতে লাগে একটা n8n, আর “তিনটি” ও “টিম”-এ ইনভয়েস পড়ানোর একটা AI API কি। n8n নিজের ছোট সার্ভারে চালালে মাসে কয়েক ডলার; n8n ক্লাউডে ফ্রি প্ল্যান নেই, সবচেয়ে ছোট প্ল্যান বছরে একসাথে নিলে মাসে ২০ ইউরো — প্রায় “একটি” প্যাকেজের দামের সমান, প্রতি মাসে। সেই প্ল্যানে মাসে ২,৫০০ রান ধরে, আর লেবেল→শিট প্রতিবার লেবেল খুঁজতেই একটা রান খরচ করে, কিছু না পেলেও — তাই সেখানে লেবেল দেখা হয় আধঘণ্টা পরপর; কয়েক মিনিট পরপর দেখাতে চাইলে বড় প্ল্যান বা নিজের সার্ভার লাগে। AI-র বিল ব্যবহার অনুযায়ী, মাসে ১০০ ইনভয়েসে সাধারণত কয়েক ডলারের কম। n8n ক্লাউড আর AI-র বিল বিদেশি মুদ্রায় কাটে, তাই আন্তর্জাতিক লেনদেন চালু থাকা একটা কার্ড লাগে। সবই আমাদের ফি-র বাইরে, আপনার নিজের নামে — ইচ্ছাকৃত, যাতে কাল আমাদের সাথে কাজ না করলেও পাইপলাইনটা আপনার হাতেই থাকে। ◆ কাদের জন্য যাদের মাসে গোটা বিশেক বা তার বেশি ইনভয়েস-রসিদ মেইলে আসে: এজেন্সি, ট্রেডিং বা ইমপোর্ট ব্যবসা, NGO প্রজেক্ট অফিস, কনসালট্যান্ট যার ক্লায়েন্ট ধরে ফাইল রাখতে হয়, আর ছোট টিম যেখানে একজনের ইনবক্সই অফিসের ফাইল-ক্যাবিনেট। ◆ যা সৎভাবে বলে রাখা দরকার এটা ফাইলিং আর ট্র্যাকিং, অ্যাকাউন্টিং নয়। AI ইনভয়েসের অংক মাঝেমধ্যে ভুল পড়ে, বিশেষ করে ঝাপসা স্ক্যানে; তাই অংকের পাশে “যাচাই” কলাম থাকে, আর মাসের শেষে একবার চোখ বোলানো আপনার কাজ। যে ইনভয়েস মেইলে ফাইল হয়ে না এসে শুধু লিংক হয়ে আসে — ভেন্ডরের পোর্টালে লগইন করে নামাতে হয় — সেটা ওয়ার্কফ্লো নামাতে পারে না; চেনা ভেন্ডরের এমন মেইলে শিটে সারি পড়ে “হাতে নামান” লিখে। আর অগোছালো Drive-এ অটোমেশন বসালে অগোছালো ফাইলই জমে — তাই প্রথম ধাপটা কম গ্ল্যামারাস: ফোল্ডারের নিয়ম ঠিক করা। ◆ কীভাবে এগোবে অর্ডারের পর প্রথমে ভেন্ডর-লেবেলের তালিকা, শিটের কলাম আর ফোল্ডারের নিয়ম এক পাতায় লিখে দেখাই; আপনি ঠিক বললে তবেই বানানো শুরু। তারপর স্ক্রিন-শেয়ারে আপনার অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করি (Google-এর পাসওয়ার্ড লাগে না, অনুমতি আপনি নিজে দেন), আসল মেইল দিয়ে টেস্ট করি, আর দেখিয়ে দিই কোথায় নতুন ভেন্ডর বা লেবেল যোগ করবেন — যেন পরে আমাদের ছাড়াই চালাতে পারেন। কানেকশনের জন্য Google-এর দিকের অ্যাপটা আপনার Google অ্যাকাউন্টে বানাই আর “In production”-এ রাখি — “Testing”-এ ফেলে রাখলে Google সাত দিন পরপর কানেকশন কেটে দেয়। কানেক্ট করার সময় Google “এই অ্যাপ যাচাই করা হয়নি” ধাঁচের সতর্কবার্তা দেখাতে পারে; অ্যাপটা আপনারই বলে সেটা স্বাভাবিক, স্ক্রিন-শেয়ারে দেখিয়ে পার করি।