কাজটা করতে করতে ভয়েসে বলুন — নতুন কেউ পড়েই করতে পারে, এমন SOP লিখে দিই
এই সার্ভিস সম্পর্কে
কাজটা করতে করতে ফোনে ভয়েস রেকর্ড করে পাঠান — ২ থেকে ৫ দিনে গুছানো SOP: উদ্দেশ্য, কখন, ধাপে ধাপে নির্দেশনা, সাধারণ ভুল আর চেকলিস্ট; নতুন কেউ পড়েই কাজটা পারে। আপনার ব্যবসার অর্ধেক কাজ চলে একজন মানুষের মাথায় — অর্ডার কীভাবে এন্ট্রি হয়, কুরিয়ার কীভাবে বুক হয়, মাসের হিসাব কীভাবে মেলে। সে ছুটিতে গেলে কাজ থামে, নতুন কেউ এলে আবার পাশে বসে শেখাতে হয়, আর প্রতিবার একটু অন্যভাবে হয়। লিখে রাখার কথা সবাই জানে, কেউ লেখে না — বসে লেখা বিরক্তিকর, বলাটা সহজ। এখানে আপনি শুধু বলেন, SOP-টা আমরা লিখি। ◆ কী করে দিই আপনি কাজটা যেভাবে করেন, করতে করতে ফোনে বলে যান — এলোমেলো হলেও চলে। রেকর্ডিং AI দিয়ে ট্রান্সক্রাইব ও সাজানো হয়, তারপর একজন মানুষ পুরোটা পড়ে ঠিক করে: ধাপের ক্রম, যে ধাপটা বলতে ভুলে গেছেন, আর “ওটা তো সবাই জানে” বলে যেগুলো বাদ পড়ে। প্রতিটা SOP-তে পাঁচটা অংশ: কাজটার উদ্দেশ্য, কখন করতে হয়, ধাপে ধাপে নির্দেশনা, কোথায় ভুল হয়, আর শেষে কোয়ালিটি চেকলিস্ট — মিলিয়ে নতুন লোক নিজেই বুঝতে পারে কাজটা ঠিক হলো কি না। কাঠামোটা আমাদের বই “আমি যেভাবে AI চালাই”-এর ১৯ নম্বর অধ্যায়ের SOP-প্রম্পট থেকে; নিজেদের ছোট টিমের কাজও এভাবেই লিখে রাখি। ◆ তিনটা প্যাকেজ একটি — একটা কাজের SOP, ২০ মিনিট পর্যন্ত রেকর্ডিং। তিনটি — একটা বিভাগের তিনটা কাজ একই ফরম্যাটে, সাথে কোন কাজ কে করে তার এক পাতার সূচি। টিম — আটটা পর্যন্ত কাজ নিয়ে পুরো টিমের হ্যান্ডবুক, নতুন লোকের প্রথম সপ্তাহের চেকলিস্ট, প্রতিটা SOP-র পাশে নোট কোন ধাপ পরে অটোমেট করা যায়, আর ডেলিভারির পরে একটা বাড়তি রাউন্ড: আপনার নতুন কেউ SOP পড়ে কাজটা করে দেখুক, আটকালে আমরা ঠিক করি — সেটা ৫ দিনের ভেতরে নয়, আপনার লোকের সময়মতো। ◆ কাদের জন্য যাদের ব্যবসা দু-তিনজন থেকে বড় হচ্ছে আর “আমি ছাড়া কেউ পারে না” অবস্থা শুরু হয়েছে: ই-কমার্স পেজ যেখানে অর্ডার-কুরিয়ার-রিটার্ন একজন সামলায়; এজেন্সি যেখানে ক্লায়েন্ট অনবোর্ডিং প্রতিবার নতুন করে হয়; রেস্টুরেন্ট, ক্লিনিক বা কোচিং সেন্টার যেখানে স্টাফ বদলায়; আর যে কেউ কোনো কাজ অটোমেট করার আগে প্রসেসটা পরিষ্কার করে নিতে চান। ◆ যা সৎভাবে বলে রাখা দরকার SOP আপনি যা বলেছেন সেটাই লেখে; যা বলেননি সেটা বানায় না — অস্পষ্ট ধাপে চ্যাটে প্রশ্ন করি, উত্তর না পেলে জায়গাটা “স্পষ্ট নয়” বলে চিহ্নিত থাকে। যে কাজ আপনি বা আপনার টিমের কেউ নিজে করেন না, তার SOP লিখতে পারব না। SOP লেখা হলেই সবাই মানবে, সেটাও নিশ্চিত করতে পারি না; ওটা ম্যানেজমেন্টের কাজ। এটা ISO বা কোনো সার্টিফিকেশনের কমপ্লায়েন্স ডকুমেন্ট নয়, কাজের নির্দেশিকা। অ্যাড-অনগুলো চেকবক্স, সংখ্যা লেখার ঘর নেই — একটা অ্যাড-অন অর্ডারে একবারই যোগ হয়; একের বেশি লাগলে অর্ডারের আগে চ্যাটে বলুন। আর রেকর্ডিং শুধু এই কাজে ব্যবহার হয়, ডেলিভারির ৭ দিন পর মুছে ফেলা হয়, ট্রান্সক্রিপশনের AI টুল ছাড়া কারও সাথে যায় না, আর আমরা কোনো মডেল ট্রেইন করি না; NDA লাগলে বলুন। ◆ কীভাবে এগোবে অর্ডারের পর প্রথম মেসেজে রেকর্ড করার এক পাতার গাইড পাঠাই। আপনি কাজটা একবার করতে করতে রেকর্ড করে WhatsApp বা Drive-এ পাঠান — দিনের হিসাব শুরু হয় পেমেন্টের পর থেকে, রেকর্ডিং পাঠাতে যত দিন দেরি হয় ডেলিভারিও তত দিন পিছোয়। প্রথম দিনেই যা বুঝিনি তার প্রশ্ন পাঠাই, তারপর ড্রাফট, আপনার সংশোধন, আর ফাইনাল Google Doc ও PDF — ফাইল আপনার, নিজে বদলাতে পারবেন। কাজটা অটোমেট হওয়ার মতো হলে সেটা আলাদা গিগে, যেমন “লিড আসা মাত্রই ১ সেকেন্ডে ৫টা কাজ” বা মেসেঞ্জার চ্যাটবট। বইয়ে যেটা বলেছি: আগে প্রসেস, পরে অটোমেশন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
আমাকে ঠিক কী পাঠাতে হবে?
একটাই জিনিস: কাজটা করতে করতে ফোনে বলা ভয়েস রেকর্ডিং — WhatsApp ভয়েস মেসেজ, ফোনের রেকর্ডার বা Google Drive-এ রাখা অডিও, যেকোনোটা চলে। গুছিয়ে বলতে হবে না, এলোমেলো হলেও সমস্যা নেই, সাজানোটাই আমাদের কাজ। সাথে দিলে ভালো হয়: কাজে যে সফটওয়্যার বা ফর্ম ব্যবহার হয় তার নাম, আর কাজটা যিনি করেন তাঁর নাম ও পদ। কাজটা স্ক্রিনে হলে ফোনে স্ক্রিন-রেকর্ড করে বলে গেলে সবচেয়ে ভালো হয়। রেকর্ডিং প্যাকেজের সীমার বেশি লম্বা হলে — একটি ২০ মিনিট, তিনটি ও টিমে প্রতিটি ৩০ মিনিট — অর্ডারের আগে চ্যাটে বলুন; নিজে থেকে কেটে ফেলি না, আগেই জানিয়ে দিই কোন প্যাকেজে ধরবে।
গুছিয়ে বলতে পারি না, রেকর্ডিং কীভাবে করব?
অর্ডারের পর প্রথম মেসেজেই এক পাতার গাইড পাঠাই: কাজটা শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একবার সত্যি সত্যি করুন, আর করতে করতে যা করছেন সেটা বলে যান — কোন বোতাম চাপছেন, কাকে ফোন দিচ্ছেন, কোথায় লিখছেন। মহড়া দিয়ে বলার দরকার নেই; বরং মহড়া দিলে “সবাই তো জানে” ভেবে ধাপ বাদ পড়ে। যেখানে সাধারণত ভুল হয় সেটা মনে পড়লে বলবেন। বাকি যা বুঝব না, প্রথম দিনেই চ্যাটে জিজ্ঞেস করে নেব।
কত সময় লাগে?
একটি ২ দিন, তিনটি ৩ দিন, টিম ৫ দিন — দিনের হিসাব শুরু হয় পেমেন্টের পর থেকে, অর্ডার পেজের কাউন্টডাউনও সেখান থেকেই চলে। রেকর্ডিং পাঠাতে যত দিন দেরি হয়, ডেলিভারিও তত দিন পিছোয় — তাই পেমেন্টের দিনই রেকর্ডিংটা পাঠিয়ে দিন, আর দেরি হলে সেটা চ্যাটে লিখে রাখি। প্রথম দিনেই যা বুঝিনি তার প্রশ্নগুলো পাঠাই; উত্তর যত তাড়াতাড়ি আসে, ড্রাফট তত আগে আসে। টিম প্যাকেজের পরীক্ষা-রাউন্ডটা আপনার নতুন লোকের সময়ের উপর নির্ভর করে, সেটা এই ৫ দিনের বাইরে। তাড়া থাকলে অর্ডারের সময় দ্রুত ডেলিভারির অপশনটা নিন।
রিভিশনে কী কী ধরা হয়?
ড্রাফট পড়ে আপনি যা বদলাতে বলবেন: ধাপের ক্রম, কোনো ধাপ বাদ পড়েছে বা বাড়তি এসেছে, শব্দ বা নাম ভুল, চেকলিস্টে কিছু যোগ-বিয়োগ, ফরম্যাট — এসব রিভিশনের ভেতরে। যেটা রিভিশন নয়: সম্পূর্ণ আলাদা আরেকটা কাজের SOP চাওয়া (অ্যাড-অন অর্ডারের সময়ই নিতে হয়; চলতি অর্ডারে পরে যোগ করা যায় না — তখন নতুন অর্ডার লাগবে), বা প্রথম রেকর্ডিংয়ে যে কাজটা ছিলই না সেটা ঢোকানো। আমাদের নিজের ভুল — যেমন ট্রান্সক্রিপশনে নাম ভুল আসা — রিভিশনে গোনা হয় না, এমনিই ঠিক করে দিই।
আমার আলাদা কোনো খরচ বা টুল লাগবে?
না। ডেলিভারি আসে Google Doc আর PDF-এ, দুটোই বিনামূল্যে খোলা যায়, আর ফাইলের মালিকানা আপনার — পরে নিজে বদলাতে পারবেন। AI দিয়ে ট্রান্সক্রিপশন ও সাজানোর খরচ আমাদের ফি-র ভেতরে, মাসে মাসে কিছু দিতে হয় না। শুধু যদি Notion-এ বসাতে চান — সেটা টিম প্যাকেজে আছে, আর বসানো হয় আপনার নিজের অ্যাকাউন্টে — ইচ্ছাকৃত, যাতে কাল আমাদের সাথে কাজ না করলেও SOP আপনার হাতেই থাকে। এর বাইরে কোম্পানির নিজস্ব সিস্টেমে বসানো এই গিগে ধরা নেই; ফাইল আপনার, নিজেরাই তুলে নিতে পারবেন।
কাদের এটা না নেওয়াই ভালো?
তিন ধরনের মানুষকে সোজাসুজি না বলি। এক, যে কাজটা আপনি বা আপনার টিমের কেউ নিজে করেন না — বলার মতো কিছু না থাকলে SOP হয় না, আমরা কল্পনা করে ধাপ লিখি না। দুই, যে কাজ প্রতি সপ্তাহে বদলায় — সেটা আগে থিতু হোক। তিন, যাঁরা ISO বা কোনো অডিটের কমপ্লায়েন্স ডকুমেন্ট খুঁজছেন — এটা কাজের নির্দেশিকা, সার্টিফিকেশনের কাগজ নয়। আর মিটিংয়ের সিদ্ধান্ত, দায়িত্ব বা ডেডলাইন লিখিত রূপে চাইলে আলাদা গিগ আছে — মিটিং মিনিটস।
রেকর্ডিংয়ে ব্যবসার ভেতরের কথা থাকবে — নিরাপদ?
রেকর্ডিং শুধু এই কাজে ব্যবহার হয়, ডেলিভারির ৭ দিন পর আমাদের কাছ থেকে মুছে ফেলা হয়, আর ট্রান্সক্রিপশনের AI টুল ছাড়া কারও সাথে শেয়ার হয় না; আমরা কোনো মডেল ট্রেইন করি না। NDA লাগলে অর্ডারের পর বলুন, সই করে দিই। আরেকটা সৎ কথা: SOP-তে আপনি যা বলেছেন সেটাই লেখা হয়; যা বলেননি সেটা আমরা বানিয়ে বসাই না। কোনো ধাপ অস্পষ্ট হলে চ্যাটে জিজ্ঞেস করি, উত্তর না পেলে জায়গাটা “স্পষ্ট নয়” বলে চিহ্নিত রেখে দিই — যাতে নতুন লোক ভুল ধাপ শিখে না ফেলে।
SOP হয়ে গেলে কাজটা কি অটোমেটও করা যাবে?
অনেক সময় যায়, আর সেজন্যই SOP প্রথম ধাপ। আমাদের বইয়ে যেটা বলেছি: আগে প্রসেস, পরে অটোমেশন — গুছানো SOP থেকে n8n ওয়ার্কফ্লো বানানো সহজ, মাথার ভেতরের এলোমেলো প্রসেস থেকে বানাতে গেলে আটকে যায়। টিম প্যাকেজে প্রতিটি SOP-র পাশে নোট থাকে কোন ধাপগুলো অটোমেট করার মতো। বানানোটা এই গিগে নেই; সেটা আলাদা গিগে — যেমন “লিড আসা মাত্রই ১ সেকেন্ডে ৫টা কাজ” বা মেসেঞ্জার চ্যাটবট। অর্ডারের আগে চ্যাটে বললে কোনটা লাগবে বলে দিই।
