প্রতিদিন সকালে ব্যবসার অটো-ব্রিফ — শিট, ক্যালেন্ডার আর ইনবক্স থেকে WhatsApp, Telegram বা ইমেইলে
এই সার্ভিস সম্পর্কে
প্রতিদিন সকালে একটা অটোমেশন আপনার Google Sheet, ক্যালেন্ডার ও ইনবক্স পড়ে ব্রিফ পাঠাবে WhatsApp, Telegram বা ইমেইলে — গতকালের সংখ্যা, আজকের কাজ, কাকে ফোন করবেন। রোজ সকালে দিনের হিসাবটা আপনি নিজেই জোড়া লাগান: কাল কত বিক্রি — শিটে; কার পেমেন্ট বাকি — আরেক শিটে; আজ কোন মিটিং — ক্যালেন্ডারে; কার উত্তর বাকি — ইনবক্সে। তথ্য সবই আছে, শুধু এক জায়গায় নেই; আর যেদিন গুছিয়ে দেখার সময় পান না, কিছু একটা ছুটে যায়। এই সেটআপে আপনার ঘুম ভাঙার আগেই গোছানো হিসাবটা ফোনে পৌঁছে যায়। ◆ কী করে দিই আপনার ঠিক করা সময়ে n8n-এর একটা ওয়ার্কফ্লো আপনার শিট, ক্যালেন্ডার আর ইনবক্স পড়ে। সংখ্যা n8n হিসাব করে, তারপর স্ট্যান্ডার্ড থেকে AI ৮–১০ লাইনের বার্তা লেখে, বন্ধুর মতো ঝরঝরে বাংলায়: আজকের মিটিং, কালকের পেন্ডিং থেকে তারিখ বা আপনার দেওয়া অগ্রাধিকার ধরে জরুরি দুটো, মূল সংখ্যার গতকালের অবস্থা, আর আজ যাদের সাথে কথা জরুরি। ছকটা সাব্বির আহমেদের “আমি যেভাবে AI চালাই” বইয়ের অধ্যায় ২০-এর সকালের ব্রিফ আর প্রম্পট ২৫ থেকে নেওয়া — লেখক নিজের কাজের জন্য যে ব্রিফ বানিয়েছেন, এটা সেটারই ব্যবসার সংখ্যা ধরে বানানো রূপ। ◆ তিনটা প্যাকেজ বেসিক — একটা শিট, একটা চ্যানেল (ইমেইল বা Telegram), AI ছাড়া নির্দিষ্ট ছকে সংখ্যা। স্ট্যান্ডার্ড — তিনটা পর্যন্ত সোর্স, AI ব্রিফ লেখে, সীমা পেরোলে ব্রিফে আলাদা লাইনে সতর্ক করে, সপ্তাহের প্রথম কাজের দিনে আগের সপ্তাহের সামারি; WhatsApp এখান থেকে। টিম — পাঁচটা পর্যন্ত সোর্স, পাঁচজন পর্যন্ত, প্রত্যেকের আলাদা ব্রিফ (মালিক টাকা, সেলস লিড, অপারেশন ডেলিভারি), সন্ধ্যার রিক্যাপ আর মাসের ট্রেন্ড। সোর্স মানে একটা Google Sheet ফাইল (ভেতরে যত ট্যাবই থাকুক), একটা Google Calendar, একটা Gmail ইনবক্স বা একটা CRM; টিমে প্রত্যেকের নিজের ক্যালেন্ডার বা ইনবক্স আলাদা সোর্স হিসেবে গোনা হয়; প্যাকেজের সীমার ওপরে অ্যাড-অনে একটা সোর্স যোগ করা যায়, তার বেশি লাগলে অর্ডারের আগে চ্যাটে বলুন। ◆ চলতে কী কী লাগবে একটা n8n (আপনার সার্ভারে বা n8n ক্লাউডে; না থাকলে অ্যাড-অনে আপনার সার্ভারে বসিয়ে দিই; নিজের সার্ভারে চালাতে একটা ভাড়া সার্ভার আর Google-এ লগইনের জন্য একটা সাবডোমেইন লাগে), স্ট্যান্ডার্ড থেকে একটা AI API কি, আর WhatsApp চাইলে Meta-র অফিসিয়াল WhatsApp Business API আর পাঠানোর জন্য আলাদা একটা নম্বর — Telegram আর ইমেইল বিনা খরচে। n8n ক্লাউড, AI API আর WhatsApp-এর বিল ডলার বা ইউরোতে কার্ডে কাটে, বিদেশি সার্ভার-ভাড়াও সাধারণত তাই; এগুলোর যেকোনোটা নিলে ডলারে পেমেন্ট করা যায় এমন কার্ড লাগবে — দেশি হোস্টিং থেকে টাকায় সার্ভার ভাড়া নিলে n8n-এর জন্য কার্ড লাগে না। এই খরচগুলো আমাদের ফি-র বাইরে, আপনার নিজের নামে — ইচ্ছাকৃত, যাতে কাল আমাদের সাথে কাজ না করলেও ব্রিফটা আসতেই থাকে। ◆ কাদের জন্য যাদের ব্যবসার সংখ্যা আজ একটা Google Sheet-এ ওঠে — দোকান, এজেন্সি, কোচিং, ক্লিনিক, ফেসবুক পেজ; যারা তিন থেকে পনেরো জনের টিম চালান আর সকালে “কাল কী হলো” জিজ্ঞেস করে দিন শুরু করেন। ক্লিক করে ঘুরে দেখার লাইভ ড্যাশবোর্ড চাইলে সেটা আমাদের “Looker Studio লাইভ ড্যাশবোর্ড” গিগ — এই ব্রিফ তার বদলে নয়, সাথে চলে: ড্যাশবোর্ড খুলে দেখার, ব্রিফ না খুলেই পড়ার। আমাদের “লিড আসা মাত্রই ১ সেকেন্ডে ৫টা কাজ” গিগ নেওয়া থাকলে তার লিড-শিটটাই এখানে একটা সোর্স হয়, একই n8n-এ চলে; ওই গিগের সকালের এক লাইনের ডাইজেস্ট শুধু লিড গোনে, এই ব্রিফ পুরো দিনের হিসাব দেয়। ◆ যা সৎভাবে বলে রাখা দরকার ব্রিফ ততটুকুই ভালো যতটুকু আপনার শিট — কাল এন্ট্রি না পড়লে ব্রিফ সেটাই বলবে, সংখ্যা বানাবে না। সংখ্যা n8n হিসাব করে আর নিজেই বসায়, AI শুধু আশপাশের বাক্য লেখে, আর পাঠানোর আগে একটা ধাপ মিলিয়ে দেখে ব্রিফের প্রতিটা সংখ্যা হিসাবের সাথে মেলে কি না। এটা একমুখী: পাল্টা প্রশ্ন করলে উত্তর আসবে না, সেটা আলাদা বিল্ড। ব্রিফ তৈরির পথে কোথাও আটকালে আপনার ইমেইলে আলাদা এরর-বার্তা যায়; তবে n8n সার্ভারটাই বন্ধ থাকলে কিছুই যায় না, তখন ব্রিফ না আসাটাই সংকেত। WhatsApp-এ শুধু Meta-র অফিসিয়াল API দিয়ে পাঠাই, ব্যক্তিগত নম্বরে অনানুষ্ঠানিক টুল দিয়ে নয় — ওতে নম্বর বন্ধ হওয়ার ঝুঁকি। আর সোর্সে NID, ব্যাংকের তথ্য, পাসওয়ার্ড বা রোগীর নাম-রোগের বিবরণ রাখবেন না — ক্লিনিকের ব্রিফে গোনা সংখ্যাই যথেষ্ট। ◆ কীভাবে এগোবে অর্ডারের পর প্রথম মেসেজে জানতে চাই কোন শিট, কোন পাঁচটা সংখ্যা সকালে দেখলে দিন চলে, আর কখন-কোথায় চান; অ্যাক্সেস কী কী লাগবে তার তালিকা নিচের প্রশ্নোত্তরে। ব্রিফটা আগে টেক্সটে লিখে দেখাই, আপনি ঠিক করার পরেই বানানো শুরু। বানাই সরাসরি আপনার n8n-এ, আপনার আসল শিট দিয়ে; টেস্টের জন্য সকালের অপেক্ষা করি না — হাতে চালিয়ে মিলিয়ে দেখি সংখ্যা ঠিক আসছে কি না, একটা টেস্ট-ব্রিফ সেদিনই আপনার কাছে পাঠাই, তারপর লাইভ। আপনি রাজি থাকলে প্রথম তিন সকাল ব্রিফের একটা কপি আমাদের কাছেও আসে, যাতে ভুল থাকলে আপনি খেয়াল করার আগেই ধরি; তারপর সেটা বন্ধ। সময় আর লেখা নিজে কীভাবে বদলাবেন, সেটা বেসিক ও স্ট্যান্ডার্ডে লিখিত হ্যান্ডওভার-নোটে থাকে; টিমে স্ক্রিন শেয়ারে বসে দেখিয়েও দিই।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
রিভিশনে কী কী পাল্টানো যায়?
ব্রিফের শব্দচয়ন ও ক্রম (কোন সেকশন আগে), পাঠানোর সময়, সীমার সংখ্যা (কত টাকার নিচে গেলে সতর্ক করবে), আপনার প্যাকেজের ভেতরে চ্যানেল বদল (যেমন ইমেইল থেকে Telegram), আর শিটের কোন কলাম কোন লাইনে যাবে — এগুলো রিভিশন। একটা নতুন সোর্স যোগ করা অ্যাড-অন (একের বেশি লাগলে অর্ডারের আগে চ্যাটে বলুন), ইংরেজিতে আলাদা একটা ব্রিফও অ্যাড-অন; বেসিকে বাড়তি সোর্স নিলেও ব্রিফ AI ছাড়া ছকেই থাকে, আর WhatsApp বা AI-লেখা ব্রিফ স্ট্যান্ডার্ড থেকে। ডেলিভারির পর সময় বা শব্দ বদলানোর ধাপ হ্যান্ডওভার-নোটে লেখা থাকে (টিমে স্ক্রিন শেয়ারে বসে দেখিয়েও দিই) — একটা টেক্সট এডিট করার মতো, তাই ছোটখাটো বদলের জন্য আমাদের কাছে ফিরতে হয় না। একটাই ব্যতিক্রম WhatsApp: সেখানে ব্রিফের কাঠামো Meta-অনুমোদিত টেমপ্লেটে বাঁধা, তাই সেকশনের ক্রম বা স্থির লেখা বদলাতে নতুন টেমপ্লেট আবার অনুমোদনে পাঠাতে হয়।
আমাকে কী কী দিতে হবে?
পাঁচটা জিনিস। এক, অনুমতি। যে Google Sheet থেকে ব্রিফ আসবে সেটার ভিউ অ্যাক্সেস আমাদের, কলাম বোঝার জন্য; আর শিট, ক্যালেন্ডার বা Gmail পড়তে আপনার n8n-এ আপনি নিজে Google-এ লগইন করে অনুমতি দেন, যাতে আমাদের অ্যাক্সেস তুলে নিলেও ব্রিফ চলে। ইমেইলে ব্রিফ বা এরর-বার্তা গেলে আপনার নামে আলাদা একটা ইমেইল-পাঠানোর অ্যাকাউন্ট লাগে (ফ্রি প্ল্যানেই চলে); Telegram হলে আপনার নামে একটা বট, আর ডেটা-এন্ট্রি ফর্ম নিলে শিটে লেখার অনুমতি। অনুমতি যেকোনো দিন নিজের Google অ্যাকাউন্ট থেকে তুলে নিতে পারেন (তুললে ব্রিফও থামে); পাসওয়ার্ড আমরা কখনো চাই না। দুই, কোন সংখ্যাগুলো সকালে দেখলে দিন চলে — পাঁচটার বেশি না। তিন, কখন, কোন চ্যানেলে, কার কাছে যাবে। চার, আপনার n8n-এ আমাদের জন্য একটা ইউজার; n8n না থাকলে “আপনার নিজের সার্ভারে n8n সেটআপ” অ্যাড-অন নিন — তাতে একটা ভাড়া সার্ভার আর সাবডোমেইন আপনার দিক থেকে লাগবে। পাঁচ, স্ট্যান্ডার্ড থেকে আপনার নামে একটা AI API কি, আর WhatsApp চাইলে Meta-র WhatsApp Business অ্যাকাউন্ট ও আলাদা একটা নম্বর। শিট এলোমেলো হলেও চিন্তা নেই, প্রথম মেসেজে বলে দিই কোন কলাম কীভাবে সাজাতে হবে।
কত সময় লাগে, আর প্রথম ব্রিফ কবে আসবে?
বেসিক ২ দিন, স্ট্যান্ডার্ড ৪ দিন, টিম ৬ দিন। দিনের হিসাব শুরু হয় পেমেন্টের পর থেকে, অর্ডার পেজের কাউন্টডাউনও সেখান থেকেই চলে; শিট পড়ার অনুমতি, আপনার n8n-এ আমাদের অ্যাক্সেস, পাঁচটা সংখ্যার তালিকা আর খসড়া ব্রিফে আপনার সায় আসতে যত দিন দেরি হয়, ডেলিভারিও তত দিন পিছোয় — তাই পেমেন্টের দিনই এগুলো পাঠিয়ে দিন। বাস্তবে সবচেয়ে বেশি সময় যায় “কোন পাঁচটা সংখ্যা” ঠিক করতে, বানাতে নয়। WhatsApp নিলে Meta-র টেমপ্লেট-অনুমোদনের অপেক্ষা (সাধারণত কয়েক ঘণ্টা থেকে এক-দুই দিন) আমাদের হাতে নেই; সেই কদিন ব্রিফ Telegram বা ইমেইলে চালু রাখি, অনুমোদন এলে WhatsApp-এ সরাই। লাইভ হওয়ার পরদিন সকাল থেকেই আসল ব্রিফ আসে; আপনি রাজি থাকলে প্রথম তিন সকাল আমরাও একটা কপি পাই, যাতে ভুল থাকলে আপনি খেয়াল করার আগেই ধরি, তারপর সেই কপি বন্ধ করে দিই। তাড়া থাকলে অর্ডারের সময় দ্রুত ডেলিভারি অপশনটা নিন।
WhatsApp-এ পাঠাতে ঠিক কী লাগে?
Meta-র অফিসিয়াল WhatsApp Business API, আর তার জন্য চারটা জিনিস। এক, পাঠানোর একটা আলাদা নম্বর — যে নম্বরে ব্রিফ পড়বেন সেটা থেকে নয়; সাধারণ WhatsApp অ্যাপে চালু থাকা নম্বর API-তে তুললে সাধারণত আর অ্যাপে চালানো যায় না, তাই অনেকে এর জন্য নতুন একটা সিম নেন। দুই, Meta-র অনুমোদন করা একটা মেসেজ-টেমপ্লেট, কারণ এটা ব্যবসার দিক থেকে পাঠানো বার্তা, ২৪ ঘণ্টার জানালার বাইরে পড়ে; টেমপ্লেটে লাইনের কাঠামো স্থির থাকে, ভেতরের কথাগুলো AI প্রতিদিন লেখে, আর কাঠামো বদলাতে নতুন টেমপ্লেট আবার অনুমোদনে পাঠাতে হয়। তিন, প্রতিটা প্রাপকের একবারের সম্মতি — WhatsApp-এর নিয়মে সম্মতি ছাড়া কাউকে এমন বার্তা পাঠানো যায় না। চার, Meta-র প্রতি-বার্তা চার্জ কাটার জন্য ডলারে পেমেন্ট করা যায় এমন কার্ড; একজনের মাসের ব্রিফে চার্জটা সামান্য। ব্যক্তিগত নম্বরে অনানুষ্ঠানিক লাইব্রেরি দিয়ে পাঠানোর সস্তা রাস্তা আছে, আমরা নিই না — নম্বর বন্ধ হওয়ার ঝুঁকি। এসব ঝামেলা না চাইলে সবচেয়ে সহজ আর বিনা খরচের পথ Telegram বা ইমেইল; অনেকে শুধু সেটাই নেন।
আপনাদের ফি-র বাইরে মাসে কী খরচ পড়বে?
তিনটা খাত, তিনটাই আপনার নিজের নামে। এক, n8n — নিজের ছোট সার্ভারে চালালে মাসে কয়েকশ টাকা, সাথে একটা সাবডোমেইন (আপনার ওয়েবসাইটের ডোমেইন থাকলে তার নিচেই, বাড়তি খরচ নেই; না থাকলে বছরে একটা ডোমেইনের দাম); n8n ক্লাউডের সবচেয়ে ছোট প্ল্যানও মাসে কয়েক হাজার টাকা, ইউরোতে কার্ডে কাটে, তাই শুধু এই ব্রিফের জন্য ক্লাউড নেওয়া লাভজনক নয়; আমাদের “লিড আসা মাত্রই ১ সেকেন্ডে ৫টা কাজ” বা অন্য কোনো অটোমেশন গিগ থেকে আগেই থাকলে বাড়তি কিছু না। দুই, স্ট্যান্ডার্ড থেকে AI API — দিনে একটা ব্রিফ লিখতে কয়েক পয়সা থেকে কয়েক টাকা, তবে শুরুতে কয়েক ডলারের ক্রেডিট আগাম কিনতে হয়, ডলার-কার্ডে। তিন, WhatsApp নিলে Meta-র প্রতি-বার্তা চার্জ, সেটাও ডলার-কার্ডে, আর পাঠানোর নম্বরের জন্য একটা সিম; Telegram আর ইমেইলে শূন্য। বেসিকে AI নেই, তাই n8n ছাড়া কিছুই লাগে না। অর্ডারের পর আপনার ক্ষেত্রে হিসাবটা লিখে দিই।
আমার স্টাফ যদি শিট আপডেট না করে?
তাহলে ব্রিফও ফাঁকা আসবে, আর এটাই এই সার্ভিসের সবচেয়ে বড় ঝুঁকি — লুকিয়ে রাখি না। ব্রিফ সংখ্যা বানায় না; কাল এন্ট্রি না পড়লে লেখে “গতকাল কিছু লেখা হয়নি”, যাতে অন্তত সেটা আপনি সকালেই জানেন আর জিজ্ঞেস করতে পারেন; আপনার ছুটির দিনের পরের সকালে এই লাইন বাদ থাকে। ফাঁকা লাইনটা প্রতিদিন সকালে চোখে পড়া মানেই জিজ্ঞেস করার একটা কারণ তৈরি হওয়া — অনেক সময় এটাই শিট নিয়মিত হওয়ার শুরু। এন্ট্রি সহজ করতে চাইলে অর্ডারের সময় ডেটা-এন্ট্রি ফর্মের অ্যাড-অনটা নিন: স্টাফ ফোন থেকে দিনের সংখ্যা তুলবে, সরাসরি শিটে পড়বে।
কাদের এটা না নেওয়াই ভালো?
যাদের সংখ্যা এখনো খাতায় বা মাথায়, কোনো শিটে ওঠে না — আগে শিটটা দাঁড় করান, নয়তো ব্রিফের পড়ার কিছু থাকবে না। যারা সকালে চাইছেন ক্লিক করে ঘুরে দেখার লাইভ ড্যাশবোর্ড — সেটা আমাদের “Looker Studio লাইভ ড্যাশবোর্ড” গিগ, এটা নয়; ব্রিফ পড়ার জিনিস, খোলার নয়। আর যারা ব্রিফ পড়ে পাল্টা প্রশ্ন করে উত্তর চান (“ওই ক্লায়েন্টের গত মাসের হিসাব দাও”) — সেটা দ্বিমুখী AI অ্যাসিস্ট্যান্ট, আলাদা ও বড় কাজ; অর্ডারের আগে চ্যাটে বললে সোজাসুজি বলে দিই কোনটা লাগবে।
আমার ব্যবসার ডেটা কোথায় থাকে, আর AI কি সংখ্যা ভুল বলবে?
ডেটা আপনার Google অ্যাকাউন্টেই থাকে, ওয়ার্কফ্লো চলে আপনার n8n-এ। সেটআপ আর সাপোর্টের দিনগুলোতে আমরা আপনার শিট আর n8n-এর চলা (ক্যালেন্ডার বা ইনবক্স থেকে যা পড়া হয় সেটাসহ) দেখতে পাই, আর আপনি রাজি থাকলে ভুল ধরতে প্রথম তিন সকালের ব্রিফের কপি পাই — তারপর সেই প্রাপক সরিয়ে দিই, আর সাপোর্ট শেষে আমাদের অ্যাক্সেস তুলে দিতে বলি। সংখ্যা হিসাব করে আর ব্রিফে বসায় n8n — যোগ, তুলনা, শতাংশ; AI শুধু আশপাশের বাক্য লেখে। তবু AI-লেখা বাক্যে ভুল অঙ্ক বা উল্টো দিক (“বেড়েছে”-র জায়গায় “কমেছে”) ঢুকতে পারে, তাই পাঠানোর আগে একটা ধাপ মিলিয়ে দেখে প্রতিটা সংখ্যা আর বাড়া-কমা হিসাবের সাথে মেলে কি না; না মিললে সেদিন AI ছাড়া সাদা ছকের ব্রিফ যায়। AI হিসেবে বসাই পেইড API (যেমন OpenAI বা Anthropic) — তাদের শর্তে পাঠানো তথ্য মডেল ট্রেনিংয়ে যায় না, তবে অপব্যবহার ঠেকাতে সীমিত সময় রাখতে পারে; Gemini-র ফ্রি টায়ার বসাই না, কারণ তাতে তথ্য Google নিজের সেবা উন্নত করতে ব্যবহার করতে পারে। আপনার দিকে একটাই নিয়ম: সোর্স-শিটে NID, ব্যাংকের বিবরণ, পাসওয়ার্ড বা রোগীর তথ্য রাখবেন না — ব্রিফের জন্য লাগেও না।
কোনো সকালে ব্রিফ না এলে — বুঝব কীভাবে, ঠিক করবে কে?
ওয়ার্কফ্লো কোনো ধাপে আটকালে — Google-এর অনুমতি ফুরোলে, শিটের কলামের নাম বদলালে, AI-র ক্রেডিট শেষ হলে — আপনার ইমেইলে আলাদা এরর-বার্তা যায়, কোন ধাপে আটকেছে সেটাসহ। বার্তাটা Google সংযোগের বাইরের আলাদা পথে যায়, তাই Google-এর অনুমতি ফুরোলেও পৌঁছায়; শুধু AI না চললে সেদিন সংখ্যার সাদা ছকটা তবু যায়। Google সংযোগ এমনভাবে বসাই যাতে সাত দিন পর নিজে থেকে মেয়াদ না ফুরায়। তবে n8n সার্ভারটাই বন্ধ থাকলে এরর-বার্তাও যায় না — তখন ব্রিফ না আসাটাই সংকেত, সার্ভার চালু আছে কি না দেখুন। সাপোর্টের দিনগুলোর মধ্যে হলে আমরা বিনা খরচে ঠিক করি; তার পরে হলে হ্যান্ডওভার-নোট দেখে বেশিরভাগ নিজেই ঠিক করা যায় (সবচেয়ে বেশি হয় কলামের নাম বদলে)। সাপোর্টের দিন বাড়াতে চাইলে অর্ডারের সময় “৩০ দিন বাড়তি সাপোর্ট ও টিউনিং” অ্যাড-অনটা নিয়ে রাখুন।
