Gmail–Sheet–Drive অটোমেশন — ইনভয়েস অটো Drive-এ, লেবেল দেওয়া মেইল শিটে, ক্লায়েন্ট-ফোল্ডার অটো
এই সার্ভিস সম্পর্কে
Gmail-এ আসা ইনভয়েস নিজে থেকে Google Drive-এর ঠিক ফোল্ডারে জমা হবে, লেবেল দেওয়া মেইল Google Sheet-এ সারি হয়ে বসবে, নতুন ক্লায়েন্টের ফোল্ডার নিজেই তৈরি হবে। মাসের শেষে হিসাবের লোক জিজ্ঞেস করে, “অমুক ভেন্ডরের ইনভয়েসটা কোথায়?” উত্তর: ইনবক্সে কোথাও আছে। তারপর আধঘণ্টা সার্চ, ডাউনলোড, আবার Drive-এ তোলা। প্রতি মাসে একই কাজ, একই হাতে — এই সার্ভিসে সেটা একটা ওয়ার্কফ্লো নিয়ে নেয়, মেইল ঢোকার কয়েক মিনিটের মধ্যে। ◆ কী করে দিই তিনটা পাইপলাইন, n8n দিয়ে। এক, ইনভয়েস ফাইলিং: মেইলে PDF ইনভয়েস বা রসিদ এলে ফাইলটা Drive-এ মাস আর ভেন্ডর অনুযায়ী ফোল্ডারে জমা হয়, নাম বদলে “২০২৬-০৯_ভেন্ডর” ধাঁচে, আর শিটে একটা সারি পড়ে — তারিখ, প্রেরক, বিষয়, ফাইলের লিংক; “তিনটি” আর “টিম”-এ AI ফাইল পড়ে অংকটাও নামে আর শিটে বসায়। দুই, লেবেল থেকে শিট: যে মেইলে আপনি “লিড”, “অর্ডার” বা “অভিযোগ” লেবেল দেন — আজকের মেইল হোক বা পুরনো — সেটা কয়েক মিনিটের মধ্যে শিটে উঠে যায় (n8n ক্লাউডের সবচেয়ে ছোট প্ল্যানে আধঘণ্টার মধ্যে)। তিন, অটো-ফোল্ডার: শিটে নতুন ক্লায়েন্টের সারি লিখে “তৈরি করুন” ঘরে টিক দিলে কয়েক মিনিটের মধ্যে Drive-এ তার ফোল্ডার-সেট তৈরি হয় — প্রপোজাল, চুক্তি, ডেলিভারেবল, ইনভয়েস — একই নিয়মে, প্রতিবার। ◆ তিনটা প্যাকেজ একটি — তিনটার যেকোনো একটা পাইপলাইন, এক ইনবক্সে, AI ছাড়া। তিনটি — তিনটাই, এক ইনবক্সে; ইনভয়েসের ভেন্ডর-অংক-তারিখ AI পড়ে শিটে বসায় (পড়তে না পারলে “যাচাই দরকার” লেখে, অনুমান করে না), পাঁচটি পর্যন্ত লেবেল, আর একই ইনভয়েস দুবার এলে ধরে। টিম — “তিনটি”-র সবকিছু, পাঁচজন পর্যন্ত টিমের ইনবক্সে আর বিশটি পর্যন্ত লেবেলে; ক্লায়েন্টের ফোল্ডারে টিমের কে কোনটা দেখবে সেই অ্যাক্সেস, কোন এরর কাকে যাবে সেই রুটিং, আর মাসিক সারাংশ ট্যাব। Shared Drive চাইলে পেইড Google Workspace অ্যাকাউন্ট লাগে, না থাকলে সাধারণ শেয়ার করা ফোল্ডারে একই নিয়ম বসাই। ◆ কতটুকু দরজা খুলি, আর কী লাগবে দরজার নিয়মটা সাব্বির আহমেদের বই “আমার এজেন্টিক এআই জার্নি”-র দশম অধ্যায় থেকে নেওয়া: পড়া যখন খুশি, নতুন ফাইল বানানো ঠিক আছে, মোছা কখনো না, আর পাঠানোয় মানুষের সই লাগে। ওয়ার্কফ্লোতে মানুষের সই নেই, তাই এতে মেইল পাঠানো বা ফাইল মোছার কোনো ধাপই রাখি না। Gmail-এ চাই শুধু পড়ার অনুমতি — লেবেল দেন আপনি, ওয়ার্কফ্লো শুধু পড়ে। তবে Drive আর Sheet-এ Google “বানাতে পারবে, মুছতে পারবে না” এমন আলাদা অনুমতি দেয় না, তাই কানেক্টের পাতায় মোছার কথাও লেখা থাকবে — লেখাটা আমাদের কাজের চেয়ে বড় দেখায়, সেজন্য হ্যান্ডওভারে ওয়ার্কফ্লোর প্রতিটা ধাপ খুলে দেখিয়ে দিই। অনুমতিটা নিজের Google অ্যাকাউন্ট থেকে যেকোনো দিন তুলে নিতে পারেন। চলতে লাগে একটা n8n, আর “তিনটি” ও “টিম”-এ ইনভয়েস পড়ানোর একটা AI API কি। n8n নিজের ছোট সার্ভারে চালালে মাসে কয়েক ডলার; n8n ক্লাউডে ফ্রি প্ল্যান নেই, সবচেয়ে ছোট প্ল্যান বছরে একসাথে নিলে মাসে ২০ ইউরো — প্রায় “একটি” প্যাকেজের দামের সমান, প্রতি মাসে। সেই প্ল্যানে মাসে ২,৫০০ রান ধরে, আর লেবেল→শিট প্রতিবার লেবেল খুঁজতেই একটা রান খরচ করে, কিছু না পেলেও — তাই সেখানে লেবেল দেখা হয় আধঘণ্টা পরপর; কয়েক মিনিট পরপর দেখাতে চাইলে বড় প্ল্যান বা নিজের সার্ভার লাগে। AI-র বিল ব্যবহার অনুযায়ী, মাসে ১০০ ইনভয়েসে সাধারণত কয়েক ডলারের কম। n8n ক্লাউড আর AI-র বিল বিদেশি মুদ্রায় কাটে, তাই আন্তর্জাতিক লেনদেন চালু থাকা একটা কার্ড লাগে। সবই আমাদের ফি-র বাইরে, আপনার নিজের নামে — ইচ্ছাকৃত, যাতে কাল আমাদের সাথে কাজ না করলেও পাইপলাইনটা আপনার হাতেই থাকে। ◆ কাদের জন্য যাদের মাসে গোটা বিশেক বা তার বেশি ইনভয়েস-রসিদ মেইলে আসে: এজেন্সি, ট্রেডিং বা ইমপোর্ট ব্যবসা, NGO প্রজেক্ট অফিস, কনসালট্যান্ট যার ক্লায়েন্ট ধরে ফাইল রাখতে হয়, আর ছোট টিম যেখানে একজনের ইনবক্সই অফিসের ফাইল-ক্যাবিনেট। ◆ যা সৎভাবে বলে রাখা দরকার এটা ফাইলিং আর ট্র্যাকিং, অ্যাকাউন্টিং নয়। AI ইনভয়েসের অংক মাঝেমধ্যে ভুল পড়ে, বিশেষ করে ঝাপসা স্ক্যানে; তাই অংকের পাশে “যাচাই” কলাম থাকে, আর মাসের শেষে একবার চোখ বোলানো আপনার কাজ। যে ইনভয়েস মেইলে ফাইল হয়ে না এসে শুধু লিংক হয়ে আসে — ভেন্ডরের পোর্টালে লগইন করে নামাতে হয় — সেটা ওয়ার্কফ্লো নামাতে পারে না; চেনা ভেন্ডরের এমন মেইলে শিটে সারি পড়ে “হাতে নামান” লিখে। আর অগোছালো Drive-এ অটোমেশন বসালে অগোছালো ফাইলই জমে — তাই প্রথম ধাপটা কম গ্ল্যামারাস: ফোল্ডারের নিয়ম ঠিক করা। ◆ কীভাবে এগোবে অর্ডারের পর প্রথমে ভেন্ডর-লেবেলের তালিকা, শিটের কলাম আর ফোল্ডারের নিয়ম এক পাতায় লিখে দেখাই; আপনি ঠিক বললে তবেই বানানো শুরু। তারপর স্ক্রিন-শেয়ারে আপনার অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করি (Google-এর পাসওয়ার্ড লাগে না, অনুমতি আপনি নিজে দেন), আসল মেইল দিয়ে টেস্ট করি, আর দেখিয়ে দিই কোথায় নতুন ভেন্ডর বা লেবেল যোগ করবেন — যেন পরে আমাদের ছাড়াই চালাতে পারেন। কানেকশনের জন্য Google-এর দিকের অ্যাপটা আপনার Google অ্যাকাউন্টে বানাই আর “In production”-এ রাখি — “Testing”-এ ফেলে রাখলে Google সাত দিন পরপর কানেকশন কেটে দেয়। কানেক্ট করার সময় Google “এই অ্যাপ যাচাই করা হয়নি” ধাঁচের সতর্কবার্তা দেখাতে পারে; অ্যাপটা আপনারই বলে সেটা স্বাভাবিক, স্ক্রিন-শেয়ারে দেখিয়ে পার করি।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
AI ইনভয়েসের অংক ভুল পড়লে?
পড়বে, মাঝেমধ্যে — বিশেষ করে ঝাপসা স্ক্যান, হাতে লেখা অংক বা একই কাগজে অনেকগুলো অংক থাকলে। তাই শিটে অংকের পাশে “যাচাই” কলাম থাকে: AI নিশ্চিত না হলে সারিটা “যাচাই দরকার” চিহ্নিত হয়, আর কখনো আগের কোনো সারি বদলায় না। ফাইলটা তো Drive-এ থাকেই, তাই ভুল ধরা পড়লে এক ক্লিকে আসলটা দেখা যায়। এটাকে ফাইলিং সিস্টেম হিসেবে দেখুন, হিসাবের খাতা হিসেবে নয়।
আমাকে কী কী দিতে হবে?
তিনটা জিনিস। এক, কোন ভেন্ডর বা কোন লেবেলের মেইল ধরতে হবে আর শিটে কী কী কলাম চান — গুছিয়ে লিখতে না পারলে ইনবক্সের কয়েকটা স্ক্রিনশট পাঠালেই চলে। দুই, Drive-এ ফোল্ডার কীভাবে সাজাতে চান, নাকি আমাদের নিয়মটাই নেবেন। তিন, একটা স্ক্রিন-শেয়ার সেশনে আপনার Google অ্যাকাউন্টের সাথে n8n-কে কানেক্ট করা — অনুমতিটা আপনি নিজে দেন, Google-এর পাসওয়ার্ড আমাদের কখনো লাগে না; আর বানানো ও সাপোর্টের সময়টুকুর জন্য আপনার n8n-এ আমাদের একটা লগইন, যা সাপোর্ট শেষে মুছে দেবেন। “টিম”-এ প্রত্যেক সদস্যকে নিজের অ্যাকাউন্ট থেকে একবার অনুমতি দিতে হয় — পাঁচজন একসাথে ৩০ মিনিটের এক কলে বসলেই হয়ে যায়; কেউ বাদ পড়লে তার ইনবক্স পরে জোড়া হয়। ওয়ার্কফ্লো আটকালে খবর যায় Telegram-এ, তাই যিনি অ্যালার্ট পাবেন তার ফোনে Telegram লাগবে। n8n না থাকলে অ্যাড-অন থেকে সেটআপ নিতে পারেন।
কত সময় লাগে?
“একটি” ৩ দিন, “তিনটি” ৫ দিন, “টিম” ৭ দিন — দিনের হিসাব শুরু হয় পেমেন্টের পর থেকে, অর্ডার পেজের কাউন্টডাউনও সেখান থেকেই চলে। কাজ শুরু করতে আমাদের লাগে ভেন্ডর-লেবেলের তালিকা, এক পাতার নিয়মে আপনার “ঠিক আছে”, আর অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করার একটা স্ক্রিন-শেয়ার; আপনার দিক থেকে সেটা যত দিন দেরি হয়, ডেলিভারিও তত দিন পিছোয়, আর সেটা চ্যাটে লিখে রাখি। বাস্তবে সবচেয়ে বেশি সময় যায় নিয়মটা ঠিক করতে, বানাতে নয়; তাই প্রথম দিনেই তালিকাটা দিয়ে দিলে আগেই পেয়ে যাবেন। চালু হওয়ার পর মেইল ঢোকার কয়েক মিনিটের মধ্যে ফাইল আর সারি পড়ে যায়; লেবেল দেওয়া মেইলও তাই, তবে n8n ক্লাউডের সবচেয়ে ছোট প্ল্যানে আধঘণ্টার মধ্যে। তাড়া থাকলে অর্ডারের সময় দ্রুত ডেলিভারি নিন — “একটি” ২ দিন, “তিনটি” ৩ দিন, “টিম” ৫ দিন; তবে রাশ বানানোর সময় কমায়, স্ক্রিন-শেয়ারের অপেক্ষা নয়, তাই রাশ নিলে প্রথম দিনেই কলটা বসিয়ে দিন।
রিভিশনে কী কী পড়ে?
ডেলিভারির পর শিটের কলাম বদলানো, ফাইলের নামের ধাঁচ পাল্টানো, প্যাকেজের লেবেল-সীমার মধ্যে লেবেল বা ভেন্ডর যোগ-বাদ, ফোল্ডারের নাম বদল — এগুলো রিভিশন। আসল মেইল দিয়ে চালিয়ে যদি দেখা যায় কিছু কথামতো কাজ করছে না, সেটা রিভিশনের হিসাবে পড়ে না, আমরা এমনিতেই ঠিক করি। নতুন একটা পাইপলাইন বা ইনবক্স যোগ করা রিভিশন নয় — সেটা অ্যাড-অন; আর Outlook-এ নিয়ে যাওয়া আলাদা অর্ডার, আগে চ্যাটে জিজ্ঞেস করুন।
আপনাদের ফি-র বাইরে কী খরচ আছে?
তিনটা হতে পারে। এক, n8n — নিজের ছোট সার্ভারে চালালে মাসে কয়েক ডলার (সার্ভারে বসানো অ্যাড-অনে আছে); n8n ক্লাউডে ফ্রি প্ল্যান নেই, সবচেয়ে ছোট প্ল্যান বছরে একসাথে দিলে মাসে ২০ ইউরো (প্রায় “একটি” প্যাকেজের দাম), মাসে মাসে দিলে বেশি; পাঁচ ইনবক্সের “টিম”-এ বড় প্ল্যান লাগতে পারে। ছোট প্ল্যানে মাসে ২,৫০০ রান ধরে, আর লেবেল→শিট প্রতিবার খুঁজতেই একটা রান খরচ করে — তাই ওতে লেবেল দেখা হয় আধঘণ্টা পরপর; ঘনঘন চাইলে বড় প্ল্যান বা নিজের সার্ভার লাগে। কোনটা সাশ্রয়ী, অর্ডারের আগে মেইলের পরিমাণ বললে হিসাব করে দিই। দুই, “তিনটি” ও “টিম”-এ ইনভয়েস পড়ানোর AI API কি — ব্যবহার অনুযায়ী বিল, মাসে ১০০ ইনভয়েসে সাধারণত কয়েক ডলারের কম; ব্যাকফিল নিলে পুরনো ইনভয়েস পড়ার বিলও এতে যোগ হয়। n8n ক্লাউড আর AI বিদেশি মুদ্রায় কাটে, তাই আন্তর্জাতিক লেনদেন চালু কার্ড লাগে। তিন, Google — “একটি” আর “তিনটি” ফ্রি Gmail-এই চলে; “টিম”-এর Shared Drive শুধু পেইড Google Workspace-এ হয়, না থাকলে শেয়ার করা ফোল্ডারে একই নিয়ম বসাই। সব খরচ আপনার নিজের নামে — ইচ্ছাকৃত, যাতে কাল আমাদের সাথে কাজ না করলেও সব আপনার হাতেই থাকে।
কাদের জন্য এটা নয়?
মাসে বিশটার কম ইনভয়েস এলে হাতে করাই সস্তা, এখনই নেবেন না — তবে শুধু লেবেল→শিট বা অটো-ফোল্ডার চাইলে ইনভয়েসের সংখ্যা ব্যাপার নয়। Outlook, Zoho বা নিজের সার্ভারের মেইল ব্যবহার করলে এই গিগ নয়; চ্যাটে বলুন, সম্ভব কি না দেখি। ইনবক্সের মেইলের উত্তর AI-কে দিয়ে লেখাতে চাইলে সেটাও এই গিগ নয় — এখানে ওয়ার্কফ্লো পড়ে আর সাজায়, মেইল লেখে না। আর লিড-ফর্ম থেকে সাথে সাথে উত্তর যাওয়া চাইলে আলাদা গিগ আছে, “লিড আসা মাত্রই ১ সেকেন্ডে ৫টা কাজ”।
আমার ইমেইলে কি আপনাদের অ্যাক্সেস থাকবে?
সরাসরি না — Google-এর পাসওয়ার্ড নিই না, আর ইনবক্সের কোনো কপি আমাদের কাছে রাখি না। তবে পুরোটা খুলে বলি। কানেকশনটা সেভ থাকে আপনার নিজের n8n-এ, আর বানানো ও সাপোর্টের সময় সেই n8n-এ আমাদের একটা লগইন থাকে; ওই লগইন দিয়ে কানেকশনটা ব্যবহার করা সম্ভব, তাই সাপোর্ট শেষ হলে আমাদের লগইনটা মুছে দিন — কীভাবে, হ্যান্ডওভারে দেখিয়ে দিই। Gmail-এ চাই শুধু পড়ার অনুমতি। Drive আর Sheet-এ Google-এর অনুমতি মোটা দাগের, “বানাতে পারবে কিন্তু মুছতে পারবে না” এমন ভাগ নেই — তাই কানেক্টের পাতায় “দেখা, এডিট, তৈরি ও মোছা” ধাঁচের লেখা দেখবেন। আসল তালাটা ওয়ার্কফ্লোর ভেতরে: মেইল পাঠানো বা কিছু মোছার কোনো ধাপই রাখি না, হ্যান্ডওভারে ধাপগুলো খুলে দেখাই। “তিনটি” আর “টিম”-এ ইনভয়েসের ফাইলটা পড়ার জন্য আপনার AI প্রোভাইডারের কাছে যায়, পুরো মেইল নয়; আর n8n ক্লাউডে চালালে রানের লগ n8n-এর সার্ভারে থাকে। Google অ্যাকাউন্টের সিকিউরিটি পাতা থেকে যেকোনো দিন অ্যাক্সেসটা তুলে নিতে পারেন।
পুরনো ইনভয়েসগুলোও কি সাজিয়ে দেবেন?
প্যাকেজের ইনভয়েস ফাইলিং কাজ করে চালু হওয়ার দিন থেকে আসা মেইলে; লেবেল→শিটে চালুর পরে যে মেইলে আপনি লেবেল দেবেন, সেটা পুরনো হলেও ওঠে। আগের ইনবক্স একসাথে গুছিয়ে দিতে চাইলে অ্যাড-অন থেকে ব্যাকফিল নিন — একটি ইনবক্সের ছয় মাস পর্যন্ত পুরনো মেইল একই নিয়মে Drive আর শিটে উঠে যায়; “তিনটি” ও “টিম”-এ সেই ইনভয়েসগুলোও AI পড়ে, তাই সেই মাসে API বিল একটু বাড়ে। Gmail একসাথে অনেক মেইল টানতে দেয় না বলে ব্যাকফিল কয়েক ঘণ্টা ধরে ধীরে চলে; শেষ হলে জানাই। একাধিক ইনবক্স বা ছয় মাসের বেশি পুরনো লাগলে চ্যাটে বলুন, পরিমাণ দেখে বলে দিই কী লাগবে।
ডেলিভারির পর কিছু ভেঙে গেলে?
“একটি”-তে ৭ দিন, “তিনটি”-তে ১৪ দিন, “টিম”-এ ৩০ দিন সাপোর্ট আছে — আর এই সময়টাই আসল, কারণ তখন আসল ভেন্ডরের আসল মেইল আসে আর ধরা পড়ে কোনটা নিয়মের বাইরে। Google-এর অনুমতি কখনো কখনো নতুন করে দিতে হয় (যেমন পাসওয়ার্ড বদলালে), n8n আপডেট হয়; তাই ওয়ার্কফ্লো আটকালে অ্যালার্ট যায় Telegram-এ, আপনার Google কানেকশন দিয়ে নয় — কানেকশন কেটে গেলেও খবরটা পৌঁছায়; তবে n8n নিজেই না চললে অ্যালার্টও যায় না — যেমন নিজের সার্ভার বন্ধ হয়ে গেলে, বা ক্লাউড প্ল্যানের মাসের রান-সীমা পেরিয়ে আটকে গেলে — তাই সপ্তাহে একবার শিটের শেষ সারি বা Drive-এর শেষ ফাইলের তারিখটা দেখে নিন। সাপোর্ট শেষ হলে অ্যাড-অন থেকে আরও ৩০ দিন নিতে পারেন; তার বাইরে কিছু আটকালে বললেই হবে, কাজের আকার দেখে বলে দিই কী লাগবে।
