অটোমেশন অডিট — কোন কাজ অটোমেট হবে, কোনটায় মানুষ লাগবে, সপ্তাহে কত ঘণ্টা বাঁচবে; প্রতিটার ROI কার্ডসহ
এই সার্ভিস সম্পর্কে
আপনার বারবার-করা কাজের তালিকা দিন — আমরা লিখে দিই কোনটা অটোমেট হবে, কোনটায় মানুষ লাগবেই, প্রতিটায় সপ্তাহে কত ঘণ্টা বাঁচবে, আর কোনটা আগে করবেন — ROI কার্ডসহ। “অটোমেশন করা দরকার” — কথাটা সবাই শুনেছেন। কিন্তু কোন কাজটা? পেজের উত্তর, অর্ডার-এন্ট্রি, কুরিয়ারের খাতা, সাপ্তাহিক হিসাব — সব একসাথে হবে না। আর কেউ বসে মাপেনি কোনটায় মাসে কত ঘণ্টা যাচ্ছে, বানাতে কত লাগবে, কতদিনে খরচ উঠবে। ফলে হয় এমন টুল বা বট কেনা হয় যা ছয় মাস পরে কেউ খোলে না, নয়তো “ওসব বড় কোম্পানির জন্য” বলে তুলে রাখা হয়। এই অডিট মাপাটা করে দেয় — বানানোর আগে। ◆ কী করে দিই আপনার বারবার-করা কাজের তালিকা নিই — ফর্মে, বা কাজ করতে করতে ভয়েস নোটে বললেও চলে। তারপর দুই ভাগ করি: যেগুলো এখনই অটোমেট হয়, আর যেগুলোতে মানুষের বিচারবুদ্ধি বা সম্পর্ক লাগে বলে হাতেই থাকা উচিত। সবচেয়ে লাভজনকগুলোর ফ্লো কাগজে আঁকি — “যখন X ঘটবে → তখন Y → তারপর Z” — কোন টুল লাগবে (n8n, Google Sheet, WhatsApp বা ইমেইল, AI API), মাসে খরচ কত, সপ্তাহে আনুমানিক কত ঘণ্টা বাঁচবে। প্রতিটার সাথে একটা ROI কার্ড: আগে আর পরে — মানুষের ঘণ্টা, জবাবের সময়, মাসে ভুল বা মিস, খরচ, রিভিউ-সময়, মেইনটেন্যান্স — নিচে নেট ভ্যালু। শেষে ক্রম: কোনটা আগে, কেন, কোনটা এখন নয়। ◆ তিনটা প্যাকেজ সোলো — আপনার একার কাজ: ১৫টা পর্যন্ত কাজ, সেরা ৩টার ফ্লো আর ROI কার্ড, প্রশ্ন WhatsApp-এ, ২ দিনে। টিম — এক বিভাগ, ৫ জন পর্যন্ত: ৩০টা কাজ, সেরা ৫টা, ৪৫ মিনিটের কল, টুল-খরচের শিট, কে কী পাঠাতে বা খরচ করতে পারবে তার পারমিশন টেবিল, ৪ দিনে। কোম্পানি — সব বিভাগ, ২০ জন পর্যন্ত: ৬০টা কাজ, সেরা ৮টা, দুটো কল, কোন তথ্য কোন AI-তে যেতে পারবে তার টেবিল, ৯০ দিনের ক্রম, ১ নম্বরের বিল্ড-রেডি স্পেক, টিমকে দেখিয়ে দেওয়া, ৬ দিনে। ◆ কাদের জন্য যার দিনের একটা অংশ হুবহু একই কাজে যায় — পেজের উত্তর, অর্ডার-এন্ট্রি, ইনভয়েস, রিপোর্ট; ৩ থেকে ২০ জনের ব্যবসা যেখানে সব হাতে আর খাতায় চলে; এজেন্সি বা NGO টিম যাদের মাসে একই রিপোর্ট বানাতে হয়; আর যাকে কেউ বট বা টুলের দাম বলেছে, কিন্তু আগে জানতে চান সেটা আদৌ উঠবে কি না। ◆ যা সৎভাবে বলে রাখা দরকার এটা অডিট, বানানো নয় — এই অর্ডারে কোনো অটোমেশন চালু হয় না; রিপোর্ট এমনভাবে লেখা যাতে আমরা বা অন্য যে-কেউ n8n বা Make-এ বানাতে পারে। ঘণ্টার হিসাব আপনার দেওয়া সংখ্যা থেকে করা আনুমান, রেঞ্জে লেখা, ধরে-নেওয়াগুলো পাশে — বেঞ্চমার্ক নয়, সেভিংসের নিশ্চয়তাও নয়। কখনো সৎ উত্তরটা হয় “এখন কিছু অটোমেট করবেন না, আগে প্রসেস ঠিক করুন” — সেটাও লিখি, কারণ ভাঙা প্রসেস অটোমেট করলে ভুলটাই দ্রুত হয়। পদ্ধতিটা আমাদের দুটো বই থেকে — “আমি যেভাবে AI চালাই”-এর অটোমেশন ম্যাপ আর “আমার এজেন্টিক এআই জার্নি”-র ROI-কার্ড — আর একই পদ্ধতিতে আমাদের নিজেদের ব্যবসায় ৫০-এর বেশি অটোমেশন চলছে। ◆ কীভাবে এগোবে অর্ডারের দিনই ফর্মের লিংক আর ভয়েস নোটের নির্দেশনা পাবেন। তালিকা হাতে এলে (টিম ও কোম্পানিতে কলের পরে) খসড়া পাঠাই — আপনি বলেন কোথায় সংখ্যা বা ধারণা ভুল, ঠিক করে ফাইনাল: PDF রিপোর্ট আর ROI কার্ডের Google Sheet, যাতে পরে নিজের সংখ্যা বসিয়ে আবার হিসাব করতে পারেন।
সাধারণ জিজ্ঞাসা
আমাকে ঠিক কী দিতে হবে?
মূলত একটা তালিকা: প্রতিদিন আর প্রতি সপ্তাহে আপনি বা আপনার টিম হুবহু একইভাবে যে কাজগুলো করেন — পেজের মেসেজের উত্তর, অর্ডার খাতায় তোলা, কুরিয়ার এন্ট্রি, ইনভয়েস, সাপ্তাহিক হিসাব — আর প্রতিটায় আনুমানিক কতক্ষণ যায়, কে করে, কোন টুলে। গুছিয়ে লিখতে না পারলে কাজ করতে করতে ভয়েস নোটে বললেই হয়, আমরা সাজিয়ে নিই। টিম আর কোম্পানি প্যাকেজে কলেই বেশিরভাগ তথ্য বেরিয়ে আসে, তবে ইনবক্সের কয়েকটা স্ক্রিনশট আর এক সপ্তাহের অর্ডার-সংখ্যা হাতে থাকলে হিসাবটা অনেক বাস্তব হয়।
কত সময় লাগে?
সোলো ২ দিন, টিম ৪ দিন, কোম্পানি ৬ দিন — আর হিসাব শুরু হয় আপনার তালিকা (টিম ও কোম্পানিতে ডিসকভারি কল) হাতে পাওয়ার পর থেকে, অর্ডারের ক্ষণ থেকে নয়। বাস্তবে সবচেয়ে বেশি সময় যায় তালিকা আর সংখ্যাগুলো আপনার কাছ থেকে পেতে; আগেভাগে গুছিয়ে দিলে আগেই পাবেন। তাড়া থাকলে অর্ডারের সময় দ্রুত ডেলিভারি নিন — সোলো ১ দিনে, টিম ২ দিনে, কোম্পানি ৪ দিনে।
রিভিশনে কী কী পড়ে?
খসড়া রিপোর্ট পড়ে আপনি যা বলবেন — কোনো কাজের সময় বা সংখ্যা ভুল ধরা হয়েছে, কোনো কাজ বাদ পড়েছে, কোনো ফ্লো আপনার বাস্তবের সাথে মেলে না, ক্রম বদলানো দরকার — সেসব ঠিক করা রিভিশন। সোলোতে ১ বার, টিমে ২ বার, কোম্পানিতে ৩ বার। রিভিশন নয়: অডিটের পরিধি বাড়ানো (নতুন বিভাগ বা আরও ২০টা কাজ যোগ), বা অডিট শেষে অটোমেশনটা বানিয়ে দেওয়া — সেগুলোর জন্য অ্যাড-অন বা আলাদা গিগ আছে।
আমাদের ফি-র বাইরে কী খরচ আছে?
অডিটের জন্য কিছুই না — কোনো টুল কিনতে হয় না, কোনো অ্যাকাউন্ট খুলতে হয় না, ফর্ম আর কলেই কাজ হয়। রিপোর্টে প্রতিটা অটোমেশনের পাশে লেখা থাকে সেটা চালু করলে মাসে আনুমানিক কত টুল-খরচ পড়বে — n8n (নিজের সার্ভারে বা ক্লাউডে), AI API, SMS বা WhatsApp গেটওয়ে — যাতে ROI-র হিসাবে খরচটা আগেই ধরা থাকে। পরে যদি বানান, সেই অ্যাকাউন্টগুলো আপনার নিজের নামে থাকবে; এটা ইচ্ছাকৃত, যাতে কাল আমাদের সাথে কাজ না করলেও অটোমেশনগুলো আপনার হাতেই থাকে।
কাদের এটা না নেওয়াই ভালো?
যার একটা নির্দিষ্ট অটোমেশন আগেই ঠিক করা আছে — যেমন শুধু পেজের বটটা চাই — তার অডিট লাগবে না, সরাসরি সেই গিগটা নিন। যার ব্যবসায় এখনো বারবার-করা কাজই তেমন নেই, মানে দিনে হাতে গোনা কয়েকটা মেসেজ আর মাসে অল্প অর্ডার, তার জন্য এখন অডিট করে টাকা বাঁচবে না; আগে ব্যবসা বাড়ান। আর যিনি রিপোর্ট চান কিন্তু নিজের কাজের তালিকা আর সংখ্যা দেওয়ার সময় নেই — অনুমান থেকে অনুমান বানিয়ে লাভ নেই, সে রিপোর্ট আমরা লিখব না।
“সপ্তাহে কত ঘণ্টা বাঁচবে” — সংখ্যাটা কতটা ভরসার?
আপনার দেওয়া সংখ্যা থেকেই হিসাব হয় — একটা কাজে কতক্ষণ যায়, দিনে কতবার হয় — তাই সেটা ঠিক হলে হিসাব ঠিক হয়। প্রতিটা সংখ্যা রেঞ্জে লেখা থাকে, পাশে কী ধরে নেওয়া হয়েছে সেটাও, আর কোনো “ইন্ডাস্ট্রি বেঞ্চমার্ক” বসানো হয় না, কারণ সেগুলো আপনার ব্যবসার কথা জানে না। এটা সেভিংসের নিশ্চয়তা নয়, বানানোর আগে সিদ্ধান্ত নেওয়ার হিসাব। আর লাভ শুধু ঘণ্টায় নয় — দ্রুত জবাব, মিস-না-হওয়া ফলো-আপ, কম ভুল — ROI কার্ডে সেগুলোও আলাদা লাইনে থাকে।
অডিটের পর বানানোটা কি আপনাদের দিয়েই করাতে হবে?
না। রিপোর্ট আর স্পেক এমনভাবে লেখা যাতে n8n বা Make জানে এমন যে-কেউ সেটা থেকে বানাতে পারে — আপনার নিজের লোক, অন্য কোনো ফ্রিল্যান্সার, বা আমরা। আমরা বানালে আমাদের আলাদা গিগ আছে — লিড-রেসপন্স অটোমেশন, মেসেঞ্জারের AI চ্যাটবট, ই-কমার্স অর্ডার বট — আর সেখানে এই অডিটের রিপোর্টটাই শুরুর কাগজ হয়। একটা কথা পরিষ্কার: রিপোর্টে যা লাভজনক নয় সেটাও লেখা থাকে, নিজেদের বিল্ড বিক্রির জন্য তালিকা ফোলানো হয় না।
ব্যবসার ভেতরের তথ্য দিতে হবে — নিরাপদ?
তালিকা, স্ক্রিনশট আর কলের কথা শুধু এই অডিটের জন্য ব্যবহার হয়, ডেলিভারির ৩০ দিন পর আমাদের কাছ থেকে মুছে ফেলা হয়, কোনো AI মডেল ট্রেইন করতে ব্যবহার হয় না আর কারও সাথে শেয়ার হয় না। NDA লাগলে অর্ডারের পর বলুন, সই করে দিই। কাস্টমারের নাম, ফোন নম্বর বা দাম-তালিকার আসল ফাইল আমাদের লাগে না — কাজটা কীভাবে হয় সেটাই লাগে, তাই স্ক্রিনশটে সেসব ঢেকে দিলেও চলে।
আমি সব খাতায় আর Excel-এ করি, কোনো সফটওয়্যার নেই — তবু কি কাজে লাগবে?
লাগবে, আর বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা এখান থেকেই শুরু করে। তবে সৎ কথা: তখন রিপোর্টের প্রথম কয়েকটা ধাপ প্রায়ই অটোমেশন নয় — “অর্ডারের খাতাটা একটা Google Sheet-এ তুলুন”, “পেজের সব প্রশ্ন এক জায়গায় লিখুন” — কারণ অটোমেশন চলে ডেটা ধরে, আর খাতায় ডেটা ধরা যায় না। সেই ধাপগুলোতে খরচ প্রায় শূন্য, কিন্তু সেগুলো না করলে পরের কোনো অটোমেশনই দাঁড়ায় না; রিপোর্ট সেটাই আগে বলে।
